部外との調整、会議へ出席、出張、報告資料や企画書の作成、説明会等、仕事はどんどん迫ってきて、ドンドンこなさなければならない時に限って、新たな仕事が発生したり、依頼されることがあります。このような時、仕事の優先順位を見直し、時間を捻出して対処します。
更に、仕事が増えてきたり、仕事の質が上がると業務量が増加し長時間の残業をすることになります。毎日忙しくてたまらないなと感じますが、周囲を冷静に見てみると、もっと業務量をこなしても大変な状態になっていない人がいます。
多くの仕事量をこなしている人を見ると、業務の予定をしっかり立てているのがわかります。毎日やるべきこと明確にしているだけでなく、週・月・3か月、半年というように業務を進める予定表を作成しています。
どのような業務予定を立てているかを調べると仕事ができる理由がよくわかります。例えば、5種類の業務の出張が同じ時期に集中した場合、物理的に身体が足りなかったり、報告書作成の時間が集中し、他の仕事に手が回らないため、また時間がなくなるという負のサイクルにはまり込みます。
仕事をこなす人は、調整・出張・企画書の作成・会議をそれぞれ上手く時間を使用できるように、仕事の内容をバランス良く配置していることがわかります。
仕事をこなす人は、仕事の構想を練る時期、企画書を作る時期、会議をする時期、出張をする時期等、に分解し、それぞれいつまでに実施するのかを明らかにしています。この分解方法は、農業の工程に照らし合わせて考えると、「畑を耕す」、「種をまく」、「芽が出る」、「葉が出る」、「花が咲く」、「実がなる」、「刈り入れをする」に区分できます。
10の仕事があれば、一つ一つの仕事毎に「耕す」～「刈り入れ」までを完成しなければならない時期を明らかにして並べます。こうして、10個の仕事毎に「耕す」から「刈り入れ」の10本のレーンができます。
仕事を完成させなければならない時期をよく分析し、仕事の完了時期(刈り入れ時期)から、逆算しながら「実がなる」、「花が咲く」、「葉が出る」～「耕す」をそれぞれの仕事の特性・かかる時間毎に設定し、最後に仕事を始める構想を練る(耕す時期)を決めます。
このレーンを例えば「耕す」が多く重なったりしないように、上手く仕事と時間のズレができるように配置します。ある週は耕すが3つ、葉が出るが2つ、花が咲くが1つ…というように10個の仕事をバランス良く時間を上手くずらして配置できれば、身体が足りなくなったり、負のサイクルに入り込むことなく、もうあと5レーンはいけるなと考えることができます。
更に、切羽詰まっていないため、丁寧な対応やミスがないように点検ができるため、トラブルが防止でき、後ろ向きの仕事もなくなります。後ろ向きの仕事がなくなった分、更に仕事への先行投資ができるので仕事を増やすことができます。
最初は、大変だと感じますが、習慣にしてしまうと自然に組み立てられるようになります。
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