今日中又は3日以内に企画書や説明書、報告書を仕上げなければならない時、やらなければという気ばかりが焦ってしまい、少し気持ちが落ち着いたかなと思ったら、電話が多くかかってきたり、依頼事項があったりして、ただでさえプレッシャーがかかっているのに、なかなか手に付きません。
表題を書いて、まずは、「はじめに」に取り掛かりますが、一行か二行書くとピタリと筆が止まってしまいます。「はじめに」で全体像を理解してもらうため、どのように内容を表現していくかと考えると
堂々巡りが始まってしまい、前に進みません。
時間ばかりが経過していき、アイデアも出てこず、文章は数行で行き詰っている状況に焦りを感じます。
一時間程度で課題に対する自分の考えを書いたレポートを評価する試験では、起承転結ができているか、中見出しはポイントを付いているか、内容、表現はどうかを判定します。
「はじめに」で立ち止まっていたら、評価されません。このようなレポートの書き方として、何を問われているのか、自分の地位、役割は何か、提言する内容をどのようにまとめるかという「題意分析」を5分程度でメモ用紙を使用して整理します。
次に5～10分程度で中見出し(項目)を書き、頭に湧き上がった内容を順不同で中見出しの該当するところへ書き入れます。この時大事なことは、中見出しのところへ全部思いついた内容を書くのではなく、10分後、本文を書く時に読んだら先程のアイデアが頭に湧き上がることができる1行程度の文かキーワードだけを書くようにします。
本文をしっかり書いてしまうと、それのみに集中してしまい次々に浮かぶアイデアや文章が表現できないまま、忘れてしまったり、思い出すのに時間がかかってしまいます。時間のロスをなくすために、1行かキーワードのみを書き込みでドンドン次に進みます。
先に結論が頭の中に湧き出したり、思いついたら結論から書きこんでしまいます。ある中見出しの内容を書いている最中に、他の中見出しの内容が湧き出たら、最低限のキーワードのみを書いて、新たに湧き出た内容を直ぐに書きこむようにします。
このように、15分程度で作った下書きに基づき、残りの時間を使って、一気に本文を書き上げていきます。予備に5分程度時間を残すようにして、見直しができるようにします。
時間内にレポートを書く方法は、もう一つ参考となるポイントがあります。最初に起承転結や中見出しを考えて構成するため、全体を粗い状態ですが、把握でき完成形のイメージができます。
こうすると、頭の中で大体レポートの全体像ができているので、できるなという手応えを感じることができます。大分気が楽になります。
先程のレポートの書き方を活用して、中見出しを記述した後、書けるところをドンドン書き込んでいき、内容の精粗はありますが最後まで一回作り上げていきます。内容はまだ見直したり、書き込むところがあるものの、最後まで作り上げたので、気持ちは大体できたなという感じになり、とても楽になります。
「はじめに」は、全体の内容をコンパクトに凝縮したものなので、全体ができてから書くと、全体を理解していて伝えたいことが明確になっているので、直ぐにできてしまいます。
できたなという気持ちになると、気が楽になるせいか、アイデアが出てきたり、もう少し内容をよくしようというモチベーションも高まってきます。
全体像ができているので、整合性も逐次見直しながら良くなります。更に、読む人の立場に立って、どうすればより伝えることができるかという視点で見直しを進めることができます。
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