自分の考えや商品、やろうとしている事を多くの人へ伝え、伝えた内容を他の人が使用して更に多くの人達へ次々伝えることができるような「プレゼン資料」は、素晴らしい出来といえます。出来のいいプレゼン資料は、1回使用して終了ではなく、他の組織への説明や目的に合わせてほんの少し修正するだけで何度も使用できます。
わかりやすく、誰が使っても説明ができるようなプレゼン資料は、伝えたいことがハッキリしていて、一枚で一つのことを伝えるように内容を磨き上げたものです。
紙面・画面いっぱい、隙間なく書かれている資料は、内容に漏れがない資料ではありますが、伝えるための資料にはなりません。
字がいっぱいで見ようとする気が出なかったり、離れた人が読めないような資料は、そもそも自分サイドを中心として伝える相手を考えておらず、社内の上司の決裁を通すのに専念した説明資料であって、効き目はありません。
交渉相手を納得させることは大切ですが、交渉相手の後ろには、彼の上司の存在があることを常に意識することが必要となります。
交渉相手は、交渉後社に戻り、上司に報告をしたり、提案を必ず行います。
交渉相手が、自分の上司へ報告の時、納得させることのできる資料や説明内容が無ければ、交渉相手のところで話は途切れてしまいます。
上司を説得できるかどうか、交渉相手の立場に立った視点で、考えを巡らせ、資料の作成と説明要領を準備する必要があります。
交渉相手が、「社に持ち帰り上司に報告してみます」という言葉が出たら、交渉相手と会っていない交渉相手の上司も説得できたことになり、企画や仕事が進んでいきます。
相手の上司の反応までを意識して交渉することが重要です。
わかりやすく人に伝わりやすい資料を作成するには、仕事に関係ない人や専門的な知識のない人が理解できるかどうか確認する必要があります。
次に、その人が資料を使って上手く説明することができるか確かめます。
理解がしやすく、説明容易な資料は、多くの人が使用することができますし、その手法や内容を少し変えるだけで色々な分野で何度も活用することが可能となります。
第三者による確認は、奥様やガールフレンド・ボーイフレンドにお願いしてみるのも、はっきりしたメッセージを得ることができ、身近でいい方法です。
説明要領についても意見を聞くと実戦で役に立ちます。根本的な部分を指摘され、「ハッと」なることがあります。
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