仕事が上手くいかなかったり、怒られたりすると今日はついていないとか、自分はあまり恵まれた人生ではないなと悲観する人がいます。そのような人は、出たとこ勝負のずさんな計画や無計画で感覚勝負をしています。
仕事を進める時、綿密に計画を進めることによって成功が約束されます。上手くいかないのは、運が悪いのではなく、準備ができていないからです。
仕事は、先々を読んで準備をする「先行性」、必要な時に間に合わせる「適時性」としっかりした内容にする「完全性」が重要となります。
完全性を追求するあまり、今必要としている状況なのに間に合わないのでは、仕事自体の価値を大幅に低下させてしまったり、情報分野であれば全く意味が無くなってしまいます。
また、将来を予測して、早めに準備をしていくことは、大きなプロジェクトであればある程重要になります。
この三つの中では、「先行性」と「適時性」が特に重要となります。「先行性」と「適時性」と「完全性」を支えるのは、いつまでに何を何処まで進めていくかをコントロールする計画です。計画を具体的に月・週・日・時間に落して記述したものが、業務日誌です。
書店に業務日誌として、年間・月・週・一日の時間割やメモが書けるものが売っています。年間やるべき業務がわかりますから、やるべき業務をいつ概ね完成するのか、上司への最終報告と中間報告の時期・内容、重要な会議の時期、全般計画作成時期、関係者との調整時期などを完成時期から逆算的に業務日誌に展開していきます。
この業務の展開を業務日誌にできるようになると、何時何をすればいいのかが理解できるようになり、自分の考えを生かすには何時どのように動かなければならないかがわかるようになります。
業務日誌を作成することにより、業務に自分の意思を入れて進めることができるようになります。
自分の意思が入るようになると、受動的な状態から、主導的な状態に変化するため、仕事が面白くなってきます。
そうなると、不思議なことに今まで出てこなかったような、もっと良くするためのアイデアが色々出てくるようになります。
業務日誌を朝職場に来た時の5分と帰る前の10分間、時間を作って記述したり、確認します。今日出来た事と出来なかった事、次やるポイントや会った人との交渉内容や明日やるべき事、来週やるべき事を今日の出来具合に基づいて修正を加えます。
朝は今日一日どのように行動するかを確認するとともに、モチベーションを上げるのに使います。
業務日誌で必ず期日までに業務が進むようにできるようになると、失敗しなくなります。
いつも業務日誌により、対応できるための準備をしっかりしておくことが大切であること、準備ができていれば上手くいくことががわかります。
一年間の業務日誌ができ上ると素晴らしいものを手に入れたことになります。
ルーチン業務は毎年業務が始まる時期や関係する部署・担当がほぼ決まっていますから、業務日誌を活用することによって、先手先手の仕事を進めることができ、自分の考えていた事を具現化することができます。
明日からでも全く遅くありません。業務日誌を付けて常勝の仕事をして下さい。
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